Информация за подаване на сигнали

Информация относно подаването на сигнали за нарушения в „АЙ СИ ДЖИ БИ“ АД

 

  Формуляр за регистриране на сигнал

 

  Настоящата информация се предоставя в изпълнение на чл. 12, ал. 4 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН).

• Подаване на сигнал чрез вътрешен канал

  Можете да подадете устно или писмено сигнал за нарушение чрез създадения в „АЙ СИ ДЖИ БИ“ АД вътрешен канал за подаване на сигнали. Сигналите могат да са насочени срещу служители, членове на ръководството и органите на управление, клиенти, доставчици на „АЙ СИ ДЖИ БИ“ АД, както и срещу трети, свързани с „АЙ СИ ДЖИ БИ“ АД лица.

  Сигналът следва да съдържа Вашите данни, които няма да бъдат споделяни с други лица освен за целите на проверката. Сигналите се разглеждат при условията и реда на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (за краткост по-долу “Закон/а”) и „Правилата за вътрешно подаване на сигнали и за последващи действия по тях“ на „АЙ СИ ДЖИ БИ“ АД“. По подадени основателни сигнали се извършва проверка, в хода на която се предприемат съответните действия в срок от 3 месеца от регистрацията на сигнала.

  Сигналът следва да се подаде до длъжностното лице по разглеждане на сигнали за нарушения (длъжностно лице) по един от следните начини:

• на електронен адрес: reporting@icgb.eu 
• чрез телефонен разговор на телефон +359 02 4513 544
• по време на лична среща с длъжностното лице;
• с писмо до адрес: гр. София, ул. „Георг Вашингтон“ № 23. В случай на подаване на сигнала чрез писмо, моля да обозначите писмото като “Поверително”, задължително с изписан текст „Сигнал по ЗЗЛПСПОИН“, и да посочите като получател длъжностното лице. Не се образува проверка по анонимно подаден сигнал, освен ако длъжностното лице не прецени друго според конкретния случай.

  Сигналът за нарушения следва да попада в някои от областите от обхвата на закона. За да бъдат разгледани подадените от Вас сигнали при условията и в сроковете, изложени в информацията, с която сте се запознали, е необходимо със сигнала да се навеждат твърдения за нарушения в някоя от следните области:

• нарушения на българското законодателство или на посочените в приложението към закона актове на Европейския съюз в областта на:
• обществените поръчки, финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма, безопасността и съответствието на продуктите, опазването на околната среда, защитата на потребителите, защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни, сигурността на мрежите и информационните системи;
• нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз (измами, засягащи финансовите интереси на Съюза);
• нарушения на правилата на вътрешния пазар, включително правилата относно конкуренцията и държавните помощи;
• нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;
• извършено престъпление от общ характер, за което сигнализиращото лице е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения;
• нарушения на българското законодателство в областта на правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания, трудовото законодателство или законодателството, свързано с изпълнението на държавна служба.

        При писмено подаване на сигнала можете да попълните формуляр по образец на Комисия за защита на личните данни (КЗЛД), наличен по-горе. В случай, че не използвате формуляра, сигналът следва да съдържа: Вашите три имена, адрес, телефон и електронен адрес, ако има такъв; имената на лицето, срещу което се подава сигналът и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретно лице и то Ви е известно, конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са Ви известни на сигнализиращото лице, дата на подаване на сигнала, подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.

  Регистрация на сигнал, подаден чрез вътрешен канал

  В 7-дневен срок от получаването на сигнала, ще получите потвърждение за регистрацията му във вътрешния регистър за сигнали, ведно с уникален идентификационен номер на сигнала, издаден от КЗЛД. Достъпът до регистъра е ограничен.

  Не се разглеждат сигнали, които:

• са нередовни от външна страна и нередностите не са отстранени в указания срок;
• съдържат неверни или заблуждаващи твърдения за факти и твърденията не са поправени в указания срок;
  съдържат твърдения за нарушения извън горепосочените области;
• се отнасят за нарушения, извършени преди повече от две години;
• са подадени анонимно, освен ако лицето, което ги разглежда, не прецени да образува проверка;
• се отнасят за нарушения на правилата за възлагане на обществени поръчки в областта на отбраната и националната сигурност, когато те попадат в обхвата на чл. 346 от Договора за функционирането на Европейския съюз (производство или търговията с оръжие, муниции и военни материали);
• се отнасят за нарушения на защитата на класифицирана информация по смисъла на чл. 1, ал. 3 от Закона за защита на класифицираната информация;
• са станали известни на лица, упражняващи правна професия и за които съществува задължение по закон за опазване на професионална тайна;
• се отнасят за нарушения на поверителността на здравната информация по смисъла на чл. 27 от Закона за здравето;
• се отнасят за нарушения на тайната на съдебното съвещание;
• се отнасят за нарушения на правилата на наказателното производство;
• касаят нарушения в други области, които не попадат в обхвата на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

  При образувани проверки длъжностното лице има право да изисква от Вас и трети лица допълнителни сведения, да изслушва засегнатото лице, което от своя страна има право на възражение и на представяне на доказателства в защита на твърденията си.

  При необходимост от предприемане на действия със съдействието на държавен орган, сигналът може да бъде препратен на КЗЛД след предварителното Ви уведомяване.

  Сигурност и поверителност

  Сигналът и материалите, събрани в хода на проверката, се съхраняват в срок от 5 години, освен ако закон или друг нормативен акт не налага различен срок за съхранение. Предприети са технически и организационни мерки за опазване на тяхната поверителност. Вашата самоличност е защитена, а препращането на сигнала Ви се извършва само в предвидените в закона случаи и в голяма част от тях след предварителното Ви уведомяване за предстоящото препращане.

  Полагаща се защита

  Сигналите за нарушения, ако са подадени в съответствие със закона, не могат да бъдат използвани срещу Вас с неблагоприятни за Вас цели. Ползвате се със защита по Закона от момента на подаване на сигнала чрез вътрешен или външен канал, ако сигналът е за нарушение, попадащо в обхвата на настоящите правила, подаден е в сроковете и при условията на закона и сте имали основателна причина да считате, че подадената информация за нарушението е била вярна към момента на подаването на сигнала. Със защита, в този случай, се ползват и Вашите близки и колеги, подпомогнали Ви за подаване на сигнала, както и юридическите лица, в които притежавате дялово участие, за които работите или с които сте свързани по друг начин в работен контекст.

  В случай на публично оповестяване на информация за нарушение, ще се ползвате от законовата защита, ако са налице горепосочените условия, но и ако е налице някое от допълнителните условия, а именно:

• подали сте сигнал чрез вътрешен канал при условията на настоящите правила или чрез външен канал до КЗЛД или европейска институция, но по сигнала не са били предприети съответни действия в срок от 3 месеца от потвърждението за получен сигнал или до 6 месеца, ако сигналът е подаден чрез външен канал и срокът е удължен или
• сте имали основания да считате, че:

а) нарушението може да представлява непосредствена или явна опасност за обществения интерес или съществува риск от щети, които не могат да бъдат отстранени;

б) в случай на външно подаване на сигнал съществува риск от ответни действия спрямо Вас, юридически лица, в които имате участие или спрямо Вашите близки или има вероятност нарушението да не бъде ефективно разгледано, поради опасност от укриване или унищожаване на доказателства, съмнение за наличие на тайно споразумение между компетентния орган и извършителя на нарушението, или за съучастие на органа в нарушението, както и поради други специфични конкретни обстоятелства по случая. Ако сте подали сигнал анонимно, ползвате защитата на Закона, ако впоследствие сте били идентифицирани и сте станали обект на репресивни ответни действия.

  В случай, че отговаряте на посочените по-горе условия, спрямо Вас е забранена всяка форма на  трудовоправни, личностни, дискриминационни, търговскоправни ответни действия, заплахи или опити за такива действия, когато тези действия имат характера на репресия и поставят или могат да Ви поставят в неблагоприятно положение.

  Вие имате право на безплатни и достъпни информация и съвети от КЗЛД, относно процедурите и мерките за защита по закона, като Комисията може да окаже помощ и пред всеки орган, необходим за Вашата защита срещу репресивни ответни действия, включително чрез надлежно съобщаване на факта, че имате право на защита. Разполагате и с правна помощ, осигурена от Националното бюро за правна помощ, в наказателни, граждански, административни и в международни спорове по граждански дела, свързани със защитата Ви във връзка с подадения от Вас сигнал, а също и на извънсъдебно разрешаване на презгранични спорове чрез медиация, в съответствие със Закона за медиацията, със съдействието на медиатор, вписан в Единния регистър на медиаторите.

  При образувано срещу Вас наказателно, гражданско или административно производство, във връзка с подаден от Вас сигнал или публично оповестена информация, имате право да поискате прекратяване на това производство, ако докажете, че сте имали основателна причина да предполагате, че подаването на сигнала или публичното оповестяване на информацията са били необходими за разкриване на нарушение.

  Отговорност

  Няма да носите отговорност, ако сте придобили информацията, изложена в сигнала, по друг начин, различен от престъпление, дори да е налице договорно или законово задължение за опазване на конфиденциалност, включително когато в сигнала е разкрита търговска тайна. При иницииран от или срещу Вас по повод сигнала съдебен процес, следва да докажете, че предприетите срещу Вас действия са реакция именно във връзка със сигнала. Вие имате право на обезщетение за имуществените и неимуществените вреди, понесени във връзка с подадения сигнал за нарушение или публично оповестената информация.

  Носите отговорност, в случай, че сте придобили изложената в сигнала информация в резултат на престъпление, както и за всяко свое действие, което не е свързано със сигнала или не е необходимо за разкриване на нарушението. Вие носите отговорност за съзнателно подаване на сигнали с невярно съдържание. Засегнатото от сигнала лице също се ползва от права като право на защита, на изслушване и достъп до данните от сигнала при запазване на Вашата самоличност, право на справедлив процес и на обезщетение при сигнали, съдържащи невярна информация.

• Подаване на сигнал чрез външен канал

  Сигнал за нарушение може да подадете устно или писмено и чрез външен канал за подаване на сигнали, управляван от дирекция „Канал за външно подаване на сигнали“ в КЗЛД, както и до всеки друг държавен или европейски орган, ако считате, че сигналът би могъл да създаде за Вас и Вашите близки риск в работен или личностен контекст, включително риск от ответни, дискриминиращи действия, както и ако сигналът е подаден срещу Ваш работодател или сте скептични спрямо подаването на сигнал чрез вътрешния канал. КЗЛД проверява редовността и основателността на сигнала по реда и условията на раздел II от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

  Най-късно в срок до 3 месеца от потвърждението за подаден сигнал КЗЛД предоставя на сигнализиращото лице обратна информация. Този срок може да бъде удължен до 6 месеца при надлежно обосновани случаи, изискващи задълбочено разследване.

  Сигнали до КЗЛД можете да изпращате писмено: по имейл whistleblowing@cpdp.bg  или по поща на адрес: София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2, или устно – на място в КЗЛД на адрес: София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2.

  Повече информация по прилагането на ЗЗЛПСПОИН може да бъде намерена на интернет страницата на КЗЛД: https://www.cpdp.bg

• Защита на личните данни при подаването на сигнали за нарушения

  1. Обща информация за администратора на лични данни
  Администратор на лични данни и задължено лице по чл. 12, ал. 1, т. 2 от ЗЛПСПОИН е:

„АЙ СИ ДЖИ БИ“ АД, ЕИК 201383265, със седалище и адрес на управление в гр. София, ул. „Георг Вашингтон“ № 23.

  2. Каква е целта на настоящото уведомление (политика)?

  Настоящото уведомление има за цел да информира всички физически лица, чиито лични данни се събират чрез системата за вътрешно подаване на сигнали, относно начина и реда за обработване на лични данни от администратора при сигнализиране за нарушения.

  Това уведомление не замества Политиката за поверителност, оповестена в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 и ЗЗЛД, а се прилага само в случаите на вътрешно подаване на сигнали и необходимостта от обработване на лични данни в тези случаи, съгласно изискванията на ЗЗЛПСПОИН.

  Всяко обработване на лични данни, извършено по силата на ЗЗЛПСПОИН, включително обмен или предаване на лични данни от компетентните органи, се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679, както и със Закона за защита на личните данни, а когато в предаването участват институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз - в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725.

Това уведомление (политика) се прилага относно:

 - сигнализиращото лице по смисъла на чл. 5, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН;
 - всички засегнати лица по смисъла на § 1, т. 5 от ДР от ЗЗЛПСПОИН.

  3. Откъде се събират личните данни?

  Администраторът събира лични данни, предоставени от подателя на сигнал (сигнализиращото лице) чрез вътрешния канал за сигнализиране на нарушения. Освен това, по време на разследване на сигнала, при необходимост се събират лични данни от другите вътрешни системи на администратора, както и от трети страни.

  Личните данни относно субектите на данни се събират от самите субекти на данни, когато са подали сигнал, използвайки своето име. Данните за субектите на данни могат да се събират и от източници, различни от самите субекти на данни, например, когато сигнал, подаден от субект на данни, съдържа лични данни за друго лице.

  По време на обработването на сигналите администраторът може да узнае и други данни относно субектите на данни, които самите податели на сигнали предоставят доброволно или които са получени от други източници по начин, разрешен или изискван от приложимото законодателство.

 4. Цели и основание за обработване

 4.1. Цел на обработване

  Ние обработваме Вашите лични данни за следната цел: събиране и обработване на вътрешни сигнали за нарушения, за да спазим Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

  Когато предоставите Вашите лични данни в подадения сигнал, ние ще събираме и съхраняваме личните Ви данни, за да проучим Вашия сигнал и да извършим разследване по него.

  Информацията, която ни предоставяте, ще бъде съхранявана като строго поверителна и сигурна.

  4.2. Основание за обработване

  Обработването на личните данни е законосъобразно, ако е налице някое от правните основания, посочени в приложимото право (чл. 6 от ОРЗД).

Ние обработваме личните данни на следните основания:

• Законово задължение - ние ще обработваме Вашите лични данни, за да изпълним задълженията си съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения. Правното основание, на което се позоваваме, е член 6, параграф 1, буква „в“ от ОРЗД.
• Ако информацията, която получаваме във връзка със сигнала за нарушения, съдържа специална категория данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, данни за здравословното състояние, сексуалния живот, сексуалната ориентация на физическото лице и т.н., то правното основание, на което ще обработваме тези лични данни е член 9, параграф 2, буква ж) от ОРЗД, защото обработването е необходимо по причини от важен обществен интерес на основание правото на Съюза и българското право.
• Данни, свързани с престъпления, присъди и мерки за сигурност, могат да бъдат обработвани при условията, посочени в член 10 от ОРЗД и Закона за защита на личните данни.

  5. Субекти на данни

  По смисъла на ОРЗД, субект на данни във връзка с подадения сигнал може да бъде:

• авторът на сигнала (наричан още сигнализиращо лице);
• лицето, срещу което се подава сигнала или свързани с него лица (засегнати лица);
• свидетелят/ите и други лица, чиито лични данни биха могли да станат достояние в хода на проверката.

  6. Какви лични данни събираме?

  Когато разкривате информация за нарушения (т.е. сигнализирате относно възможни неправомерни действия), от Вас се иска да предоставите най-малко следната лична информация:

• трите си имена, адрес и телефон, както и електронен адрес, ако има такъв;
• качеството Ви като сигнализиращо лице, за нарушение, станало Ви известно в работен контекст – работник, служител, упражняващ свободна професия и т.н;
• имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;
• подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.

  При необходимост може да поискаме допълнителна информация, за да можем да проучим всички основания за Вашия сигнал, заедно с всякакви подкрепящи документи или доказателства.

  6.1. Категориите лични данни, които могат да бъдат засегнати от обработването на сигнала

  Ние осъзнаваме, че личната информация в сигнала за нарушения може да се отнася до подателя на сигнал/ите, лицето, срещу което се подава сигнала, свидетелите на нарушението или други физически лица, които са споменати в сигнала (засегнати лица).

Ето защо, във връзка с подадения от Вас сигнал, ние ще съхраняваме и следната лична информация:

• самоличност и данни за контакт на свидетелите;
  идентичност, функции и данни за контакт на лицата, участващи в обработването на сигнала;
• информация, събрана в контекста на проверката на съобщените факти;
• информация в доклади, изготвени в хода на разследването.

  6.2. Задължение за предоставяне на Вашите лични данни

  Обработването на посочените по-горе лични данни е необходимо за проверката на информацията, посочена в сигнала за нарушения. Непредоставянето на тези данни не би позволило обработването на сигнала и провеждане на свързаното с него разследване.

  Съгласно българския Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, не се образува производство по анонимни сигнали.

  7. Кой има достъп до личните данни и дали данните се разкриват на трети лица?

  Ние предприемаме съответните мерки за защита на информацията, свързана с подадените сигнали за нарушения, и за защита на самоличността на сигнализиращите лица, като осигуряваме достъп до информацията единствено на служителите, на които тези данни са необходими за изпълняване на служебните им задължения. Самоличността на подателя на сигнал не се разкрива на лицата, срещу които са отправени обвиненията. Самоличността на лицето, подало сигнал, се разкрива само ако лицето, подало сигнал, се съгласи с това или ако разкриването на самоличността на лицето, подало сигнал, се изисква в наказателно производство, или ако подателят на сигнал е подал фалшив сигнал със злонамерени цели. Личните данни могат да бъдат разкрити на трети страни, като например публични органи или външни инспектори, когато това е необходимо и пропорционално задължение, наложено от българското законодателство или от правото на Европейския съюз в контекста на разследвания от национални органи или на съдебни производства, включително с оглед на гарантиране правото на защита на засегнатото лице. В тези случаи, преди разкриването на самоличността или на информацията, свързана с подадените сигнали за нарушения, ние ще уведомим сигнализиращото лице за необходимостта от разкриването им. Уведомлението е писмено и се мотивира. Сигнализиращото лице не се уведомява, когато с това се застрашава разследването или съдебното производство.

  8. Трансфер на лични данни извън Европейския съюз/Европейското икономическо пространство

  Личните данни, получени при подаване на сигнал, не се прехвърлят извън ЕС или ЕИП.

 9. Срок на съхранение на личните данни

 Личните данни ще бъдат обработвани само за изпълнение на задълженията, на които се основава обработването – в този случай за спазване на изискването за осигуряване на канал за сигнализиране на нарушения. Личните данни няма да бъдат обработвани за по-дълъг период от необходимия за изпълнение на тази цел.

  Не се събират лични данни, които очевидно не са от значение за администрирането на конкретния сигнал. Ако такива данни са събрани по погрешка, те ще бъдат изтрити възможно най-скоро.

  Сигналите и приложените към тях материали, включително последващата документация, свързана с разглеждането им, ние сме длъжни да съхраняваме за срок от 5 години след приключване на разглеждането на сигнала, освен при наличието на образувано наказателно, гражданско, трудовоправно и/или административно производство във връзка с подадения сигнал.

Прилагаме следните срокове за съхранение:

Сигналът не се отнася за тази процедура	Сигналът не е довел до никакви последствия	Когато е образувано дисциплинарно или съдебно производство
Данните се унищожават веднага	Данните се унищожават в рамките на 5 години след приключване на разглеждането на сигнала	Данните се унищожават в края на процедурата или на давностния срок за обжалване на решението

  След изтичане на периода на съхранение личните данни се унищожават или анонимизират. В последния случай това означава, че ще бъде невъзможно да Ви идентифицираме по тези данни.